Corona hat in unserem Arbeitsalltag zu einem sprunghaften Anstieg von Digitalen Tools geführt. Warum das gerade jetzt sowohl Fluch und Segen zugleich ist und drei wertvolle Tipps mit der Software Flut umzugehen, lest Ihr in meinem neuen Artikel auf LinkedIn oder hier auf mariowolters.de.
In den vergangenen Jahren sind digitale Helfer und Tools immer schneller aus dem Boden geschossen. Das Angebot ist gewaltig. Von Messenger über Ablagesysteme, Screensharing, Video Calls, Digitale Whiteboards, Gantt-Charts, UX-Vorlagen, Kanban Boards und Workflow Manager gibt es für fast jedes Problem eine Digitale Lösung. Gerade jetzt ein Segen möchte man meinen. Wir haben unsere Prozesse in der Vergangenheit nicht digitalisiert und kommen durch die Corona Krise nicht darum herum? Da muss ein Tool her. Der Prozess ist nicht klar definiert und die verantwortliche Person nicht fit genug Ihn selbst zu erstellen? Da muss ein Tool her. Nicht alle Informationen werden gleichmäßig in einem System abgelegt und Informationsdefizite machen sich bemerkbar? Da muss ein Tool her. Manchmal ist die Einführung einer passenden Applikation ein richtiger Schritt und verschafft Orientierung. Oft ist diese jedoch nicht von langer Dauer. Der eintretende Effekt der Euphorie und der Klarheit über das Problem entpuppt sich oft als kurzzeitiger Erfolg.
Um langfristig auch nach Corona von der jetzt endlich rasant eintretenden Digitalisierung unserer Prozesse zu profitieren erachte ich im wesentlichen drei Hinweise als äußerst wertvoll.
- Der Prozess bestimmt das Tool
Die Auswahl eines Tools für einen noch zu definierenden und dadurch unklaren Sachverhalt birgt Gefahren. Sicher brauchen wir jetzt alle Schnelligkeit. Dennoch geben wir bei einer übereilten Auswahl des Tools Kreativität für Einfachheit auf. Wir laufen Gefahr unsere Herangehensweise einem System anzupassen, statt umgekehrt. Ein fragwürdiger Tausch. Trotz Corona Ohnmacht ist es falsch jetzt die Prozessgestaltung komplett einer Software zu überlassen. Systeme sind oft nur für kurze Dauer von Hilfe. Langfristig erfolgreicher wäre es daher losgelöst von Tools den Sachverhalt anhand von einfachsten Mitteln zu visualisieren und die IT Landschaft erst auszuwählen, wenn diese durch tiefgehendes Verständnis des Sachverhaltes austauschbar wurde. Gerade jetzt ist das Zeitintensiv, jedoch nachhaltig der richtige Schritt um von der Digitalisierung auch dann noch zu profitieren, wenn wieder Normalität eingekehrt ist.
- Es gibt niemals nur ein richtiges Tool/System
Viele Tools ähneln sich, andere unterscheiden sich stark. Nicht die Auswahl des absolut perfekten, sondern die Auswahl des aktuell am besten passenden Werkzeug ist entscheidend. Hinzu kommt, dass viele Nutzer unterschiedliche Präferenzen bei der Nutzung entwickelt haben. One Tool fits all ist daher eine Utopie, von der wir uns verabschieden sollten. Eine Möglichkeit dieses Problem anzupacken ist die Einordnung der Systeme nach einem Governance Framework, welches verschiedene Systeme nach Durchdringungs- und Nutzungsgrad in den Unternehmen ordnet und somit klar kommuniziert welche Systeme von allen Mitarbeitern genutzt werden müssen, sowie welche dagegen genutzt werden können.
- Weniger ist mehr, aber Flexibilität geht über Produktivität
Grundlegend bin ich der Auffassung, je weniger Tools benötigt werden um einen Prozess durchzuführen, desto besser für ein Unternehmen, bzw. den Sachverhalt. Jede Schnittstelle zwischen zwei Systemen beinhaltet Risiken. Es gilt daher Systemsprünge zu vermeiden, wo möglich. Gleichzeitig gilt, das Flexibilität über Produktivität steht. Die vollständige Fokussierung auf ein einziges System ist oft nicht zu umgehen, birgt jedoch Risiken derer man sich bewusst sein sollte. Durch Corona werden starre Prozesse und Strukturen immer weiter obsolet. Es bringt einem Unternehmen wenig, durch hervorragende Prozesse der Produktivste zu sein, wenn sich die Rahmenbedingungen rasant angepasst haben und die Prozesse zu starr sind, um Ihnen zu folgen. Flexibilität ist daher eine Fähigkeit, welche durch die Digitalisierung und den Wandel der Wertschöpfungstreiber weiter an Relevanz gewinnen wird.
Zusammengefasst denke ich wird gerade jetzt wird deutlich, wie sehr wir in Deutschland vernachlässigt haben unsere Prozesse schlank, flexibel, durchdacht, und vor allem digital zu gestalten. Durch Herausforderungen wie Corona sind wir ad hoc angehalten unsere bestehende Infrastruktur zu überdenken, sowie aufgebaute Overheads radikal zu minimieren. Schnelligkeit und Flexibilität sind jetzt die größte Tugend um betriebsfähig zu bleiben. Zu gerne vergessen wir in Krisenzeiten jedoch die Normalität danach. Um nachhaltig von unseren jetzigen Bemühungen zu profitieren sollten wir daher schnell und konsequent, jedoch äußerst umsichtig agieren. Der Prozess und Langfristigkeit sollten daher auch weiterhin im Vordergrund stehen, auch wenn es verlockend ist das Problem allzu schnell auf Tools abzuwälzen.
Was ist eure Meinung dazu? Habt Ihr Anregungen oder Kritik? Ich freue mich riesig über eure Kommentare und Ideen zu diesem Thema.
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